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Credenciamento Eficiente

Tecnologias para credenciamento

  • QRcode é a solução com melhor custo benefício, pois é de fácil criação e fácil manuseio e envio, podendo ser lido por qualquer celular. Possibilidade de uso de vários tipo de QRcode, para credenciar se usa um QRcode alfanumérico, já para controle de acesso podemos usar um QRcode VCARD que possui dupla função, como código para o banco de dados e  de informações do contato, o qual qualquer pessoa pode ler com seu celular e obter a informação do convidado em seu contato do celular..

  • RFid | NFC são soluções de alta performance que permite uma leitura rápida e precisa. O RFid pode ser lido com leitores de mão ou portais, porém os portais costumam ter muita perda de captura por conta de interferência do próprio corpo dos convidados. Já o NFC é um transmissor que é lido por equipamentos e celulares modernos e a leitura é feita por contato, o grande diferencial em relação ao QRcode é que o NFC é lido em qualquer situação e o QRcode precisa de um mínimo de iluminação. O melhor uso do RFid | NFC é no evento que possuem muitas áreas de controle de acesso e que constantemente o convidado tenha que ser monitorado.

  • Reconhecimento facial é uma solução indicada para eventos de segurança, onde requer uma precisão na identificação do convidado. Para o uso do Rfacil se faz necessários alguns procedimentos : Ter a foto do convidado ou solicitar que ele faça um upload da mesma na hora do cadastro, sendo que essa foto tem que ser tirada em menos de 6 meses e a mesma deve ser da face do convidado com uma iluminação adequada. Será necessário também ter um local de credenciamento bem iluminado para que o sistema possa reconhecer a face da pessoa com precisão.

Banco de dados | Cadastro

  • O banco de dados ter informações corretas e precisas de seu convidado é essencial para um credenciamento de sucesso.

  • Solicitar no cadastro informações sucintas e diretas para o convidado não ficar incomodado com a quantidade de  informação solicitada.

  • Tornar obrigatória informações como nome completo, email, CPF, sendo que a outras informações sejam livres para preenchimento no cadastro.

Convite | Ingresso

  • Criar um convite simples e direto, para que o convidado não tenha nenhum tipo de dificuldade de compreendê-lo

  • O envio deve ser feito preferencialmente por e-mail com todas as informações do evento e no corpo do email o QRcode de acesso do evento.

  • É de suma importância que o QRcode possa ser apresentado tanto no celular como em uma folha impresa pelo convidado na entrada do evento

Credenciamento local

  • O ideal é que seja em um local arejado, iluminado e com boa comunicação visual, para fácil localização.

  • Que tenha posições de atendimento suficientes para atender os convidados com rapidez, o ideal é cada posição atender em média 600 convidados hora, para que seu evento não tenha fila.

  • Contratar empresas que possuam tecnologia modernas e que possuam equipamentos novos e com fácil manuseio.

  • Criar QRcode com o endereço da página de cadastro e ou venda de ingresso, para que o próprio convidado faça seu cadastro, desta forma seu evento irá economizar e ter informações mais confiáveis no seu banco de dados.

  • O atendimento humano é ainda a melhor solução para ter rapidez e cordialidade em um evento. 

Controle de acesso

  • O controle de acesso é um item importante no evento, ele irá controlar o acesso de pessoas no evento pela entrada, também é possível controlar a saída, para que o organizador do evento saiba quantas pessoas ele tem no evento naquele exato momento.

  • Em salas e plenárias, controlando a entrada de convidados que possuem permissão naquele local e ou que comprou um ingresso específico.

  • Em restaurantes, para controlar o acesso a refeição por todos ou somente por aqueles que adquiriram o voucher da refeição e também para a cobrança do prestador de serviço, confrontando seus números.

  • Em locais específicos, para convidados específicos como por exemplo uma sala vip, um back stage entre outros locais.

Considerações finais

  • O credenciamento não pode ser percebido pelo convidado, esse processo é o mais complexo e difícil de um evento, é um item importante para que seu  convidado tenha uma experiência positiva em seu evento.

  • Entendemos que o credenciamento tem que ser transparente para o convidado ou seja que ele não perceba que existiu esse processo e que ele rapidamente passou por essa fase, seguindo para o evento com outras expectativas.

  • Não faça do seu credenciamento item de destaque em seu evento, isso poder dar muito errado e você perder a chance de ter um evento de sucesso.

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